אירועים עסקיים
עוד על אירועים עסקיים:
- אירוע השקה- אירועי חברה
- הרמת כוסית
- ימי גיבוש
- סדנאות בארגונים
- ימי כיף
בתי עסק רבים בארץ ובעולם, מכירים בתרומה הכפולה, שיש להפקת אירועים עסקיים עבור עובדי החברה ולקוחותיה. הפופולאריות העולה של הפקת אירועים עסקיים גרמה לצמיחה של חברות הפקה רבות, המתמחות בהפקת אירועי קונספט ואירועים עסקיים לחברות. על פניו, נראה כי כל אחד יכול להפיק אירועים עסקיים ללא כל קושי, אולם בפועל רבים יודעים וגם מעדיפים כי חברה מקצועית תטפל בכל ההכנות הכרוכות בארגון אירועים עסקיים עבור ארגונם.
חברות הפקה לאירועים, בקיאות בכל חוקי המשחק של הפקת אירועים ונמצאים בפרטים הקטנים: החל מהבנת צרכי הלקוח ומטרת האירוע וכלה בגיבוש קונספט מפתיע לאירוע ודאגה לפן הלוגיסטי הארגוני של הזמנת שירותי האירוע, כגון: הסעות, קייטרינג, די.ג'י, הגברה, תאורה, הפעלות ועוד. בכתבה הבאה, נעניק לקוראים טיפים בנושא ארגון והפקה של אירועים עסקיים.
לאילו פרמטרים יש להתייחס בעת הפקת אירועים עסקיים
בעת ארגון אירועים עסקיים עליכם להתייחס לפרמטרים החשובים הבאים:
- ראשית, וודאו כי חברת ההפקות מחזיקה ברישיון עסק וכי המקום שבו ייערך האירוע הינו חוקי ומצויד אף הוא ברישיון עסק, אישור מכבי אש והיתר מהמשטרה.
- וודאו אם לחברת ההפקות יש ניסיון מוכל בארגון אירועים עסקיים.
- מומלץ תמיד לשכור את שירותיהם של נותני שירות בתחום ההפקות והאירועים אשר קיבלתם המלצות חמות עליהם מקולגות, מכרים ולקוחות קודמים של החברה.
- בקשו מידע מפורט של המשקאות והאוכל שיוגשו באירוע ובמידה ומתאפשר לכם בקשו טעימות.
- בקשו הצעת מחיר מפורטת וכתב התחייבות מצד חברת ההפקות ומקום האירוע.
המדריך השלם לארגון אירועים עסקיים
- מטרת האירוע - עליכם להגדיר מראש מהן המטרות שיש ברצונכם להשיג מהאירוע. האם מדובר בערב שמטרתו להעניק תמריץ לעובדים, האם מדובר בערב המיועד לשמירה על קשר חם עם לקוחות הוי.איי.פי של החברה, או שמא ברצונכם להשיק את קו המוצרים החדש של החברה.
- זמן ומיקום האירוע - החליטו על לוח זמנים מדויק וקבעו את התאריך בו ברצונכם לקיים את האירוע.
- קהל היעד - מיהו קהל היעד שלכם ? האם עובדי החברה ? האם לקוחות הוי. איי.פי, משקיעים פוטנציאליים ? הגדרה מדויקת של קהל היעד תוכל לסייע לכם בבחירת הקונספט וביישום מטרותיו.
- קונספט האירוע - בחירת הנושא המוביל לאירוע ובחירת התכנים והפעילויות המרכזיות אשר יועברו במהלך האירוע.
- תקציב האירוע - כמובן, ללא תקציב מוגדר לא תוכלו להתחיל במלאכת ההכנה לאירוע, לפיכך החליטו על תצקציב כולל לאירוע שיכלול תקציב להשכרת מקום האירוע, חברת הקייטרינג, המלצרים, מוסיקה, אלכוהול והפעלות מיוחדות.
טיפים להפקת אירועים עסקיים מוצלחים
- אל תחסכו בכוח אדם - ככל שיהיו יותר נותני שירות באירוע כך רמת השירות תהיה יעילה, מהירה ונגישה יותר למשתתפים.
- אוכל טוב - אוכל הוא האטראקציה המרכזית באירועים עסקיים, לכן מוטב להשקיע נתח גדול מן התקציב לטובת שירותי הקייטרינג.
- מוסיקה מתאימה - מוסיקה היא אחד מן הצירים המרכזיים של כל אירוע עסקי לכן השקיעו בהופעת אורח של זמר מפורסם או די.ג'י סופני.
- ניקיון - הקפידו לבחון את שירותי הניקיון במקום והקפידו כי חדרי השירותים ופינוי הכלים יתבצע כהלכה ובצורה אסתטית ונקייה.
- לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן - אם ברצונכם ליצור את האווירה הנכונה יהיה עליכם לבחור במיקום מעניין, אקזוטי וייחודי שיגרום לכולם בחברה להרים גבה.
אילו סוגי קונספטים לאירועים קיימים?
חלק מרכזי בהפקת אירועים עסקיים כרוך בבחירת הקונספט המוביל והמנצח לאירוע. וזאת בכדי ליצור עניין, תוכן והפתעה למשתתפי האירוע, תוך התאמה לחזון, לציפיות ולמטרות שיש ברצון החברה להפיק מהאירוע העסקי.
הסוד להפקת אירועים עסקיים מנצחים טמון בחשיבה יצירתית ומעוף. ובכדי שלא תצטרכו לחשוב יותר מדי ריכזנו עבורכם מדגם מנצח של קונספטים לאירועים עסקיים, כדוגמת הבאים: מסיבה בנוסח וגאס (עם מכונות מזל, משחקי פוקר, בלאק ג'ק, רולטה ועוד), מסיבת ספא מפנקת (עם מתחם מטפלים, שיעורי יוגה, ויפאסאנה, פילאטיס ועוד), מסיבת ספורט ובריאות (סדנאות תזונה, מרוץ אופניים, קיר טיפוס, קייטרינג אורגני, משיכה בחבל ועוד) מסיבה בנוסח הקרנבל בברזיל (רקדניות, ריקודי סמבה, אלכוהול, אסאדו ועוד), מסיבה יפנית (דוכני סושי, סדנאות סושי, טקס תה יפני, רקדני קבוקי ועוד), מסיבת דיסקו ועוד.