הנך נמצא כאן:

כיצד בוחרים מקום לאירוע עסקי

חברות ממוקדות מיתוג עורכות לא אחת אירוע עסקי. האירוע יכול להיות השקת מוצר או שירות חדש, כנס מקצועי או אירוע חברה פנימי. למקום האירוע יש חלק נכבד בהצלחתו.

ישנן מספר נקודות חשובות שצריך לקחת בחשבון בעת בחירת מקום לאירוע:

סוג האירוע

לפני שמתחילים בהפקת אירוע חשוב להבין באיזה סוג אירוע מדובר. האם זוהי מסיבה רישמית או השקה של מוצר חדש, שמטרתה למשוך תשומת לב ולעשות רעש או אולי בכלל מדובר במפגש גיבוש מהנה לעובדי החברה. סוג האירוע ישפיע על בחירת המיקום והאווירה.

תקציב

אין ספק שמדובר בגורם מאד משמעותי, התקציב הוא זה שיקבע וישפיע על כל ההחלטות שיתקבלו בעת התכנון של האירוע ובחירת מיקומו. דעו מראש מה התקציב שעומד לרשותכם טרם קבלת ההחלטות.

מי המוזמנים

עוד נקודה חשובה בתכנון והפקת אירועים עסקיים ובכלל, היא מי הם המוזמנים לאירוע. האם מדובר בקהל בוגר או צעיר. מה יחשב בעיניהם כאירוע מוצלח? כמובן שתהיה לזה השפעה על סוג המוסיקה והווליום, האוכל שיוגש, השתייה, אופן ההושבה, תכנון הזמנים ועוד.

כמות המוזמנים

בהמשך לנקודה הקודמת, כמות המוזמנים תשפיע על בחירת המקום וגודלו. דאגו לבדוק מראש את כמות המוזמנים ואם ניתן גם לבצע אישורי הגעה. בחירת מקום קטן מידי עלול לגרום הרגשה של צפיפות ודוחק או להפך בחירה של מקום גדול יכול לתת תחושה של מסיבה כושלת שאף אחד לא הגיע אליה.

מיקום, הסדרי הגעה וחניה (האם עצמאי, הסעות)

בהתאם לעונה בשנה תוכלו לבחור האם לקיים את האירוע בגן אירועים או במקום סגור. ההיצע ללא ספק הוא רחב אך לאחר צמצום אפשרויות מבחינת עונה ותקציב תוכלו לכוון את בחירת המקום משמעותית. נקודה זו נראית מובנת מאליו אבל תתפלאו במידה והמוזמנים לאירוע מגיעים באופן עצמאי, חשוב מאד לברר עם בעל המקום כי אכן יש חניה צמודה למקום האירוע. במידה ולא, בררו אם ישנו חניון בקרבת מקום, אליו תוכלו לכוון את המוזמנים שלכם.

אבזור המקום

בדקו מראש מהם השירותים שהמקום שבחרתם מציע והאם הם כלולים בתשלום. כך תוכלו לדעת אם השירותים הרלוונטיים עבורכם קיימים ותוכלו לבחור האם להשתמש בשירותי המקום או בשירותיו של ספק חיצוני. הנה כמה דוגמאות בסיסיות: עיצוב, סאונד, אוכל, שתייה קלה וחריפה.

נגישות לבעלי מוגבלות

ניגשות לבעלי מוגבלויות זו נקודה חשובה מאד. לצערנו בארץ עדין אין נגישות בכל המקומות, לכן זה משהו שחשוב לבדוק ולוודא מראש. דאגו שיש גישה למקום גם למבוגרים או בעלי כיסא גלגלים, בין אם מדובר במעלית, שבילים מותאמים במקרה שיש מדרגות, מעברים רחבים מספיק ואפילו בדקו את הגישה לתאי השירותים.

לסיכום, הפקת אירוע היא עניין מורכב ויש המון פרטים שיש לארגן, לתכנן ולתאם בין גופים שונים. אם אין בחברה אחראי המתמחה בנושא, תמיד ניתן להיעזר בחברה המתמחה בהפקת אירועים עסקיים אשר לא רק תדאג למקום אלא תדאג להפקת האירוע כולו ומה שמשתמע מכך.

אם בכל זאת החלטתם להפיק את האירוע לבד, מומלץ ואף חשוב להגיע פיזית למקום הנבחר ולבחון אותו בזמן אמת, כיצד באמת נראה בעת אירוע עסקי והאם הוא מתאים לאירוע שלכם.

למידע נוסף בנושא הפקת כנסים ואירועים בקרו: https://kldltd.com/he/

שתף תוכן זה עם חבריך!